Time management je způsob organizace dočasného prostoru s cílem jeho nejúspornějšího a zároveň nejefektivnějšího využití. Cílem řízení času je vycvičit vědomou pozornost a kontrolu nad časem stráveným určitými úkoly. Zpočátku bylo řízení času používáno výhradně v podnikatelské sféře, ale postupně se jeho metody staly relevantní pro organizaci a osobní prostor. Metody řízení času se skládají z řady technik, včetně počátečního stanovování cílů, plánování nezbytných akcí, přiřazování a delegování úkolů a sestavování seznamů priorit.

Time management - co to je?

S rozvojem informací a zrychlením tempa společnosti, jakož i se zvyšováním požadavků na pracovní vlastnosti jsou lidé povinni plnit rostoucí objem úkolů. Satelity tohoto procesu jsou často termíny a časový tlak. Ti, kteří vydrží takovou zátěž tím, že vynaloží veškerou svou sílu a najdou poslední rezervy psychiky, jsou v chronickém stresu, nervovém přepracování a nadměrné aktivitě mentálních systémů, což má za následek neurologické a psychosomatické poruchy. Technologie, jako je správa času, pomáhá vyrovnat se s vyvažováním zátěže a optimalizovat tak výkon.

Hlavním důvodem vzniku time managementu je zvýšení úrovně časového deficitu. Jedná se o nedostatek časového limitu vyčleněného na harmonogram provádění přidělené práce v souvislosti s nesprávným uspořádáním činnosti zaměstnancem nebo vedením. Důvody pro nedostatek času jsou nedostatek pracovního plánu, nedostatečnost při posuzování schopností člověka, nízká úroveň kontroly nad osobními potřebami, nedostatek nebo nedostatečná úroveň motivace .

Efektivní řízení času je založeno na kompetentním plánování, které začíná každodenní analýzou toho, jaké akce byly vynaloženy, kolik času, což umožňuje vypracovat nejvhodnější plán. Při plánování je nutné rozdělit cíle stanovené podle jejich naléhavosti a zahrnout pouze množství úkolů, s nimiž se člověk skutečně dokáže vyrovnat (nestojí to za naplánování na celý den, je lepší naplánovat 60% času a 40% ponechat na nepředvídané úkoly).

Pro dlouhodobé cíle je důležitým bodem plánování směrem dolů - víceletý úkol je rozdělen na roční, roční, čtvrtletní, poté měsíční a denní plány. S neočekávanou změnou podmínek vyvstává potřeba přerozdělit úkoly a nastolit otázku jejich priority.

Time Management - Time Management

Časové plánování zahrnuje správu podnikového času i správu osobního času. Z prvních pravidel osobního oboru není pracovat ve vašem volném čase, zkuste za tímto účelem dokončit všechny pracovní záležitosti ve vyhrazeném čase, minimalizovat čas strávený na životě, naplánovat svůj volný čas tak, aby obsahoval kulturní a emocionální události (koncerty, výstavy, divadla) stejně jako fyzické (sportovní, outdoorové aktivity). Je vhodné věnovat zvláštní pozornost volnému času v polovině pracovního týdne a zaplnit alespoň jeden z večerů aktivními hodinami, stejně jako volný čas na služebních cestách, kde je třeba věnovat několik hodin věnovaných prohlídce památek.

Základy správy času jsou založeny na správě nejcennějších a neobnovitelných zdrojů - času. Tato životní strategie zahrnuje teoretické aspekty, určité filozofické pohledy, jakož i řadu definujících principů a praktických metod pro strukturování vašeho dočasného prostoru. Samozřejmě, bez vnitřního povědomí a podpory myšlenek racionálního využití času, bude následování praktických doporučení přinést menší efektivitu kvůli nedostatečné stabilitě při jejich provádění.

Moderní název tohoto směru seberozvoje neodráží jeho nedávný vzhled. I ve starověku se lidé zajímali o otázku nejoptimálnější organizace své vlastní bytosti. Filozofové té doby, usilující o větší vlastní efektivitu, hovořili o dopadu plánování činností na jeho produktivitu a zdůraznili provádění akcí v závislosti na jejich důležitosti.

Nyní existují dvě hlavní oblasti: řízení podnikového času a řízení osobního času. Corporate je relevantní ve velkých společnostech, pro manažery plánující pracovní rozvrh celého podniku, každé oddělení a úkoly konkrétní osoby. Za tímto účelem manažer řadí stupeň významnosti současných úkolů a určuje lhůty pro dokončení, kolik úkolů má být zaměstnanci přiděleno, a řídí implementaci.

Pro řízení podnikového času - řízení času je typické sledovat časové náklady pro další plánování harmonogramu. Je také důležité stanovit několik úkolů na jeden den najednou, což zabrání stagnaci činností, pokud jeden z úkolů nelze z technických důvodů v daném časovém období dokončit.

Řízení osobního času se týká jednotlivce a může ovlivnit jeho profesní oblast i oblasti osobního času, rozvoje a vztahů. Osobní řízení času je důležité, když se panikařská myšlenka „Nemám čas“ otáčí stále častěji. Pokud stále nepotřebujete pomoc seriózních odborníků, ale máte pocit, že vám dochází energie, jste neustále opotřebení a mezeru nevidíte, pak je čas věnovat pozornost vaší interakci v průběhu času. Časový management pomůže zavést jeho využití, ale než se budete řídit praktickými doporučeními, udělejte si pauzu a určete, o co se interně snažíte, jaké jsou vaše skutečné cíle. S nedostatečnou motivací a sledováním cílů někoho jiného, ​​kompetentní plánování samozřejmě situaci zlepší, ale vaše oči se nerozsvítí a inspirativní motivace se neobjeví. Hlavní zárukou úspěchu a rychlého překonání stanovených cílů je potěšení z procesu jejich realizace a dokončení.

Základy řízení času mohou snížit vyčerpání mentálních rezerv a zvýšit produktivitu ne kvůli použití více sil, ale prostřednictvím jejich správného rozdělení.

Časový management nemá za cíl pracovat tvrději, tvrději nebo po celou dobu. Tato metoda je o tom, jak efektivně pracovat, abyste měli sílu a inspiraci k tomu, abyste mohli žít a rozvíjet osobní oblasti, které jsou zásadní pro normální sebeuvědomění osoby. Počáteční plánování vám umožní ušetřit až deset minut a ušetřit celé hodiny, které můžete později s radostí strávit.

Efektivní řízení času není něco transcendentního, vyžadujícího specifické dovednosti a školení, začíná tím, že se do seznamu přidají naplánované úkoly - zapisujte do notebooku, dejte do telefonu, používejte speciální aplikace, ale potřebné cíle by měly být stanoveny. Tento seznam by měl být prohlížen a zkontrolován z hlediska relevance, upravován po celý den v souladu s novými vytyčenými cíli a změnou priority. Každý úkol by měl mít pevné termíny, čas zahájení provádění. Psychologickou metodou stimulace další aktivity bude označení nebo přeškrtnutí dokončených položek.

Správa času pomáhá spravovat čas, díky čemuž je život rušnější, produktivnější a pohodlnější.

Pravidla pro řízení času

Je nemožné vrátit se, protáhnout nebo zastavit čas, přesto jej můžete ovládat změnou saturace užitečnosti událostí, ke kterým dochází v jednom časovém období.

Kromě použití technik řízení času, které budou podrobněji popsány níže, byste měli sledovat organizaci svého vlastního života. Například udržování pořádku a struktury v pracovním prostoru ušetří čas hledáním potřebného dokumentu, složky nebo něčeho jiného. Organizace pracovního prostoru je místem, kde začít s optimalizací vašich vlastních aktivit. Snažte se zajistit, aby prostředí kolem vás přispívalo k vaší produktivitě, inspirovalo a nutilo vás být aktivní. Získejte pomocná zařízení (je hloupé používat psací stroj, když máte notebook), udržujte pořádek každý den (je to snazší než hrabat sutiny jednou za šest měsíců).

Jsme efektivnější, když jsme v dobrém stavu. Proto je nutné dbát na udržování zdraví a pracovní kapacity těla poskytováním zdrojů na doplnění energie a odpočinku. Je důležité být schopen zastavit včas, připustit, že nebudete moci opakovat všechny věci, i když přestanete jíst a spát. Práce na vyčerpání nepřinesou správné výsledky a tělo si i tak vezme vyčerpané zdroje stejně, prostřednictvím nemoci nebo deprese . V první řadě byste měli vždy stát, milí lidé a vztahy, a pak pracovní chvíle. Takže si stanovte rozvrh a relaxujte, pijte vitamíny a spejte na pohodlném polštáři.

Při plánování svých budoucích aktivit zvažujte své individuální vlastnosti a biorytmy a nenasledujte příklady něčího dne. No, to nestojí za to, aby si „sovy“ ráno vybrali věci, které vyžadují maximální soustředění nebo rychlost, stejně jako je lepší, aby vnuci vyřadili svůj večer ze zodpovědných setkání. Vezměte v úvahu vlastnosti vašeho života, a zejména ty okamžiky, ve kterých jste zaneprázdněni čekáním (zatáčka, silnice, pozdní příjezd jiné osoby). V tuto chvíli, kterou mnoho lidí plýtvá, můžete provádět některé úkoly, například číst knihu nebo článek, naplánovat zítra, uskutečnit několik hovorů, odpovídat na zprávy, uvázat šátek atd.

Buďte kreativní ve všem - stanovte si cíl nalezení maximálních příležitostí k dokončení nových úkolů. Zpočátku to bude obtížné, ale jakmile se stane životním stylem, všimnete si, že provádění automatických akcí může zahrnovat jinou aktivitu (poslouchat zvukovou knihu, zatímco odstraňujete nebo provádíte několik hovorů při tisku dokumentu).

Plánujte - na den, na rok, na celý život a snažte se dokončit položky. Vyberte si nejdůležitější úkol pro dnešek a okamžitě začněte s jeho prováděním. Plánované podnikání by mělo být provedeno okamžitě, protože čím více budete tahat se startem, tím těžší bude začít později a čím více se situace zhorší.

Nejčastěji při plánování máme dobrou představu o tom, jak bude vypadat začátek aktivity, ale plánování na konec není o nic méně důležité. To zahrnuje takové parametry, jako je doba potřebná k dokončení činnosti, jak by měl vypadat konečný výsledek, ve kterých případech zastavíte práci bez ohledu na výsledek, a ve kterých změníte směr činnosti nebo upravíte podrobnosti.

Stanovení významu, časově náročné a schopnosti sestavovat nezbytné a náhle úkoly, jako jsou čísla tetris, jsou nezastupitelnými vlastnostmi řízení času, jejichž implementace vyžaduje změny a připravenost na změny při zachování obecného směru pohybu.

Time management - jak dělat všechno?

Touha řídit vše je plná neurózy , deprese a nervových zhroucení , protože ani jeden člověk není schopen vše zvládnout. Je to jako přání, které má každý rád - docela pochopitelné, ale ne skutečně proveditelné. Je nutné se na situaci dívat objektivně, posoudit jejich schopnosti, potřeby, schopnosti a úkoly. A vybrat si to, co je nejdůležitější, abychom to dokázali alespoň udělat, a abychom se nestříkali na všechny typy činností, čímž se ztratí dosažení velmi specifických věcí. Můžeme dělat, co můžeme. Nyní musíte zjistit, co to je.

Jak dělat všechno? S tím může pomoci řízení času. Nejprve stojí za to odstranit většinu nevhodné reality odpovědnosti a opustit řešení některých otázek. Důležitým bodem není odložit na dobu neurčitou, ale odmítnout (v první verzi vás bude nenaplněný úkol neustále morálně tlačit, ve druhé dostanete svobodu a čas). Ze svých poznámkových bloků můžete vyčíst, že tak či onak bude vyřešeno bez vašeho zásahu (výpadek napájení v oblasti, pomoc všem starým ženám na ulicích, hledání práce pro přátele - vše, co je mimo vaši zodpovědnost).

Zbývající případy se zabývají možností delegování. Konec konců, ne všechny akce musíte provádět sami. Autorův projekt, jít k lékaři, udělat prezentaci je na vás, ale můžete se zeptat přítele, který jde opačným směrem, nechat kolegu, který tráví celou dobu na internetu, objednat si papírnictví a nařídit kurýrovi, aby dar vydal. Také pro sebe ponechte ty otázky, které můžete delegovat, ale pokud je uděláte sami, rozvinou některé důležité dovednosti. Tento formulář stráví váš čas nyní, ale umožní vám jej ušetřit v budoucnu, a možná nejen čas, ale také materiální zdroje (protože pokud se naučíte měnit kolo sami, pak v budoucnu ušetříte na službách odtahového vozu a autoservisu a také užitečně trávíte čas utratili za jejich očekávání).

Zahodit zbytečné, existuje velmi specifický seznam případů, které mohou přímo ovlivnit váš život a jsou ve vaší oblasti odpovědnosti. Splňte všechny pokyny hlavy, máte čas dělat vlastní nápady a přitom si odpočinout. To vše lze provést, pokud se budete řídit pravidly správy času, která začínají vypracováním vlastního rozvrhu. To se týká jak standardních osmi hodin práce v kanceláři, tak nezávislých pracovníků, kteří zcela spravují svůj čas. Prvním by mělo být naplánování jejich práce tak, aby mohla být dokončena během pracovní doby a nebyla vytažena domů, druhá, aby práce obecně probíhala a byla prováděna pravidelně.

Podle základních pravidel řízení času je nutné stanovit priority a začít s implementací nejdůležitějších. Odložte sekundární úkoly na zbývající čas nebo je můžete provádět mezi důležitými (například při cestování z jednoho setkání na druhé je docela možné platit účty, zavolat příteli nebo zobrazit zpravodajský kanál). Pokuste se provádět vybrané záležitosti důsledně a nenechat se rozptylovat sekundárními úkoly a souvisejícími rozptýleními. Nejúčinnějším způsobem je vzít pouze jednu věc a dokončit ji a poté pokračovat pouze druhou. Jinak riskujete, že nebudete mít čas na splnění termínů u několika projektů najednou, zvýšíte úroveň emočního stresu a také snížíte efektivitu díky neustálému přepínání mezi různými úkoly.

Řízení času zahrnuje schopnost minimalizovat rozptýlení - se zaměstnanci můžete mluvit v poledne, s rodinou po práci. Uzavřete sociální sítě a nechte se rozptylovat od sledování vtipných videí - tato nepostřehnutelná menší rozptylování zabere většinu času. Uspořádejte prostor způsobem, který přispívá k práci: starejte se o dobré osvětlení, pohodlný nábytek, přítomnost pouze nezbytného příslušenství; Pokud pracujete doma, odstraňte z poháru hračky na polštáře a další svůdné věci, vytvořte pracovní prostředí. Filtrujte informace, které k vám přicházejí. Mozek nerozlišuje, jak důležité a užitečné jsou informace přicházející z vnějšku, analyzuje je, zpracovává je, pamatuje si a utrácí zásoby. Nezatěžujte si hlavu zbytečnými informacemi, nenastavujte filtry v sociálních sítích, předplatné a další zpravodajské zdroje. Trávíte-li to hodinu nebo dvě, ušetříte tím čas prohlížením celé řady informací a vaše vnímání zůstane svěží.

Základním pravidlem správy času je správné uspořádání dovolené. Pamatujte, že během pracovního dne by měla být provedena krátká přestávka v délce 15–30 minut, aby došlo ke změně činností a zachování výkonu, jakož i jedna velká přestávka na oběd. Postarejte se o večerní a víkendové trávení volného času, naplánujte si dovolenou - všechny typy rekreace by vám měly přinést nové emoce a být postaveny na principu měnících se aktivit a podmínek. Osoba zatížená stejným typem činnosti se rychle unaví, mentální procesy jsou potlačeny a zájem o to, co se děje, je ztracen, takže pokud není místo pro rozmanitost ve vaší pracovní činnosti, pak je vaším úkolem diverzifikovat volný čas a co nejvíce přestávky.

Jak dělat všechno? Řízení času říká, že je v čase více a technika posledního dne pomáhá zbavit se nedůležitých věcí. Představte si, že vám zbývá jeden den na život, na co byste ho utratili? Přibližně s tímto pocitem stojí za to probudit se a usilovat o život, dělat to, co je nezbytné, nejrychlejším možným způsobem, aby bylo v čase více. Koneckonců, neobnovíte si čas, nekoupíte je v lékárně.

Naplánujte si seznam nadcházejících úkolů s předstihem, pak další den uvidíte, kam se chystáte. Neustále se účastní úpravy seznamu: vymazání provedených bodů výrazně motivuje a přeskupení nebo přidání nových odráží současnou situaci.

Hledejte motivaci a dělejte věci, které vás zajímají. Činnosti, které nemají osobní zájem, se zdají obtížné, implementace bude vyžadovat hodně úsilí. Proto je tak důležité najít pro sebe vnější nebo vnitřní motivaci, svůj osobní smysl pro provedené akce. Osoba, která má své vlastní poslání, a osoba, která prostě dělá to, co říká, ve stejném postavení za stejných podmínek, se bude cítit jinak a bude mít jinou účinnost.

Zásady řízení času

Řízení času má řadu technik a principů, jejichž znalosti a použití pomáhají strukturovat váš čas. Klíčovým bodem v řízení času je určování priority úkolů, což dále pomáhá při jejich plánování nebo delegování. Na prvním místě je vždy úkol s nejvyšší prioritou s nejvýznamnějšími negativními důsledky a zbytek se provádí až po jeho provedení.

Pro rozdělení cílů podle jejich důležitosti je vhodná poměrně jednoduchá metoda ABBGD, kde je písmenu A přiřazeno nejdůležitější případy, a pak snížit míru důležitosti. Věci, které spadají do kategorie D, lze obvykle odstranit ze seznamu úkolů nebo je provádět v přítomnosti volného času, vnitřní síly a touhy. V případě stejného stupně poškození, kdy není splněno několik úkolů, jsou jim přiřazeny kategorie A1, A2 a další. A jsou prováděny v souladu s jejich čísly, při zachování přísné posloupnosti a principu provedení dalšího úkolu po dokončení předchozího. Zde se aktivuje zákon nucené účinnosti, protože k tomu, aby bylo možné dělat všechno, život nestačí, ale nejdůležitější lze udělat, pokud se zaměříte na vybrané podnikání. Vyberte si nejziskovější, nejziskovější, nejvýznamnější a zaměřte své úsilí na tuto činnost.

Metody řízení času jsou rozmanité a zaměření na hlavní věc je jedna z nich. Můžete uspořádat klasifikované případy pomocí principu Eisehauer, ve kterém jsou všechny úkoly rozděleny do čtyř skupin a mají odpovídající strategie řešení, které jsou optimální pro každou skupinu. Prioritní úkoly, na které je třeba soustředit veškerou vaši pozornost, jsou naléhavé a důležité, nejčastěji neprovedení takových akcí přináší nejvíce katastrofální výsledky. Důležité a naléhavé záležitosti lze samozřejmě odložit na určitou dobu, ale je rozumné jim přidělit určité časové období, protože neustálé odkládání důležitých věcí je činí naléhavými a zvyšuje se objem první kategorie, což vytváří zbytečnou zátěž. Naléhavé a ne důležité záležitosti - ty úkoly, které neustále ukradou váš čas, odvádějí pozornost od důležitých věcí. Pokuste se co nejvíce minimalizovat jejich počet nebo delegovat na ostatní. Naléhavé a nedůležité případy mohou být svěřeny někomu jinému nebo neprovedeny.

Princip „sníst žábu ráno“ se zrodil z podobenství, že pokud potřebujete žrát ten den, pak je lepší ji ráno jíst a po celý den ji nebudete mučit, je nepravděpodobné, že se vám stane něco horšího. Žába v této verzi je porovnána s přítomností nepříjemné věci, jejíž odložení zvýší váš emoční stres, přiblíží negativní důsledky. V takových případech je třeba jednat rozhodně a neprodleně - učinit nezbytné co nejdříve a rychle. Jedná se o situace, kdy existuje volání k zákazníkovi, které se vám nelíbí, nebo vysvětlení společných pravd podřízenému nebo propuštění osoby. Když začnete pracovat s tím, jak se zbavit takových „žab“, získáte po celý den pozitivní postoj a pocit vítězství.

Zásada zdvořilého řízení času „ne“ pomáhá ušetřit spoustu času. Procvičujte odmítnutí žádostí, které nejsou součástí vašich prioritních úkolů nebo pracovních povinností. Buďte opatrní, neodmítněte osobu, ale navrhovaný úkol. Určete sami sebe tím, že odmítnete neproduktivní akce, můžete ušetřit spoustu času. To mohou být neustálé přestávky a káva s kolegy, diskuse o nejnovějších klepech a zprávách, telefonní konverzace, které nesouvisejí s prací, výkon práce někoho jiného. Doma to může být zbytečné prohlížení reklamních nabídek, přepínání kanálů, procházení sociálních kanálů nebo plnění nekonečných požadavků sousedů. Naučte se odmítnout, respektujte osobu a svůj čas.

Pravidlo „kůň a kočár“ o hledání souladu mezi potřebou splnit a možností odpočinku, které lze upravit neustálým sledováním seznamu nezbytných úkolů. Je možné, že některé z vašich obvyklých a dokonce i automatických akcí již nejsou relevantní nebo formální a některé typy činností se časem staly vhodnější formou implementace (osobní setkání na druhém konci města může být nahrazeno Skype, zasílání jednotlivých dopisů zasíláním). Neustálé pozorování takových změn můžete nejen načíst „vůz“ novými povinnostmi, ale také se zbavit starých a zbytečných, abyste se nepřetěžovali do stavu, ve kterém je nemožné se pohybovat.

Princip řízení času „jíst slona“ je podmíněný název pro situace, kdy má být vyřešen globální úkol. Nejčastěji se tyto cíle časem prodlužují a nedosahují jednoho měsíce, vyžadují stálou investici energie a výsledky, které potěší jejich přítomnost, se brzy neobjeví. U tak velkých „slonů“ je vhodné je rozdělit na dílčí úkoly („kousky, které lze najíst najednou“). Naplánujte si velký podnik v několika fázích, které mají svůj logický konec, takže viditelné dokončení jednoho bude stimulovat implementaci dalšího. Princip je vhodný nejen pro velké, ale i pro dlouhodobé projekty. Úkoly by měly být rozděleny z větších na menší, dokud nebude princip jasnější a průhlednější a že samotné úkoly přestanou svou rozlehlostí způsobovat hloupost.

Princip „švýcarského sýra“ je poněkud podobný „jedení slona“, rozdíl je v tom, že „slon jedí“, přesto v určité posloupnosti, která má svou vlastní logiku a nutnost, zatímco „jíst sýr“ se můžete pohybovat náhodně a začít nebo pokračovat z místa, které je pro vás nyní nejpohodlnější nebo nejsnadněji dostupné.

Použití těchto metod je samo o sobě docela efektivní, ale může vyžadovat, abyste se kreativně přizpůsobili, protože pro jednu situaci může vyžadovat použití několika technik, a mělo by být také rozlišeno pro řešení problémů, které metody jsou nejúčinnější.